Charte relative aux traitements des données personnelles

I – Préambule

L’association La Ronde des Bambins s’engage dans la protection des données personnelles et veille à respecter les réglementations issues de la Loi Informatique et Libertés et du Règlement Européen dit RGPD. Afin que vous puissiez être totalement informé de notre politique de protection des données personnelles, nous avons édité cette charte dans laquelle vous retrouverez toutes les informations concernant les traitements de vos données personnelles (collecte, utilisation et conservation) que nous sommes susceptibles de mettre en œuvre sur les documents, les sites internet et les logiciels de l’association.

La présente politique a été actualisée le 30/04/2020 et sera mise à jour autant que de besoin pour prendre en compte l’évolution des documents, des sites internet, des services proposés et afin de répondre aux exigences de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

II – Types de données collectées & leurs finalités

L’association collecte des données personnelles principalement lorsque vous nous contactez via les divers formulaires du site internet.

Chaque formulaire présent sur le site limite la collecte de données personnelles au strict nécessaire. Par défaut, seule les données indispensables sont demandées dans nos formulaires. Cependant, certaines données non obligatoires peuvent être utiles pour faciliter l’instruction de votre demande ou améliorer nos communications et services à votre égard. Dans ce cas, les champs obligatoires sont signalés par un astérisque. Si vous ne renseignez pas ces champs obligatoires, nous ne pourrons répondre à vos demandes.

De manière générale, l’association collecte des données relatives aux catégories suivantes :

  • Données d’identités : nom, prénom, coordonnées (adresse postale, téléphone, adresse électronique) ;
  • Données relatives à la vie professionnelle : CV lorsque vous postulez via notre site internet.

En cas de demande d’inscriptions, notamment à chaque rentrée scolaire, un formulaire spécifique est présent sur le site internet de l’association, nous amène à collecter d’autres informations personnelles telles que la date de naissance, la situation familiale ou des données générales sur la santé afin de pouvoir établir une fiche de renseignement en lien avec les familles.

En fonction de leur finalité, ces données sont collectées soient parce que vous acceptez de nous les communiquer, soit parce qu’elles sont nécessaires à l’adhésion à l’association, à l’exécution de nos contrats (crèches), soit également parce qu’elles répondent à une obligation légale.

Nous collectons des données pour les finalités suivantes :

DEMANDE D’INFORMATION (EN VUE D’UNE INSCRIPTION EN CRÈCHE)

Les données collectées à ce titre ont pour finalité afin d’étudier les données en vue d’une inscription et d’assurer une bonne orientation des demandes sur nos structures. Il s’agit d’un premier contact pour que l’on puisse vous recontacter. Ces finalités ont pour fondement l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande.

PRE-INSCRIPTION EN GARDERIE

La finalité de ce traitement est de permettre aux familles de préparer leur adhésion pour la rentrée scolaire suivante. Ce traitement a pour fondement le consentement des familles.

GESTION DE LA RELATION AVEC NOS ADHÉRENTS

Les données collectées à ce titre ont pour finalité le suivi de la relation avec nos adhérents telle que la gestion des demandes d’informations ou des réclamations qui peuvent porter sur nos services, nos structures, l’exercice de vos droits (voir ci-dessous le paragraphe V). Cette finalité a pour fondement notre intérêt légitime de pouvoir répondre à vos questions.

INFORMATIONS ET NEWSLETTERS

Cette finalité a pour objet de vous adresser nos informations et/ou nos newsletters concernant notre activités, nos services et prestations. Cette finalité repose sur votre consentement, de sorte que vous pouvez choisir à tout moment de recevoir des informations sur l’association par email ou de vous désinscrire.

RECRUTEMENT

La finalité du traitement des données personnelles des candidats est de leur permettre de postuler spontanément à différents postes via le formulaire lien. Ce traitement a pour fondement le consentement des candidats.

III – Temps de conservation des données

Conformément à la législation et la réglementation en vigueur, vos données sont conservées pour la durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies telles que décrites ci-dessus.

  • Demande d’information (en vue d’une inscription en crèche)

Si la demande n’aboutie pas à une inscription, les données sont conservées sur une durée maximale d’un an après les derniers contacts avec le demandeur.

Si la demande aboutie à une inscription, les données relatives aux adhérents sont conservées le temps de sa présence dans l’organisme et le temps défini par la réglementation pour pouvoir répondre à un contrôle après son départ de 3 ans.

  • Pré-inscription en garderie

Les données relatives aux adhérents sont conservées le temps de sa présence dans l’organisme et le temps défini par la réglementation pour pouvoir répondre à un contrôle après son départ de 3 ans.

  • Gestion de la relation avec nos adhérents

Les données relatives aux adhérents sont conservées le temps de sa présence dans l’organisme et le temps défini par la réglementation pour pouvoir répondre à un contrôle après son départ de 3 ans.

  • Recrutement

La durée de conservation est de 2 ans après le dernier contact avec le candidat.

IV – Transmissions de vos données personnelles & transferts en dehors de l’UE

Nous ne procédons à aucune cession à des tiers, ni commercialisation de vos données.

Pour fournir nos services, nous pouvons cependant être amenés à communiquer certaines de vos données à nos partenaires, pour lesquels ils sont eux-mêmes responsables de traitement. En effet, les organismes tels que la CAF, les Mairies, DDCS ou la PMI souhaitent avoir accès à certaines données (effectifs, âges, lieu d’habitation) afin de pouvoir nous verser des subventions pour garantir le fonctionnement de l’association.

L’association héberge vos données uniquement en Europe. Aucun transfert n’est effectué vers les pays hors de l’Union Européenne.

V – Droits sur vos données personnelles

Conformément à la Loi Informatique et Libertés et la réglementation européenne sur la protection des données personnelles, vous disposez de droits sur les données vous concernant.

Droit d’accès

Vous avez le droit de demander l’accès à l’ensemble de vos données personnelles fournies à l’association.

Droit de rectification et d’effacement de données

Vous pouvez demander la rectification de vos données lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes. Vous pouvez également demander l’effacement de vos données uniquement dans les situations suivantes :

  • Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;
  • Vous avez retiré votre consentement sur lequel le traitement était fondé ;
  • Vous vous êtes opposé au traitement de vos données et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le poursuivre ;
  • Les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
  • Les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union Européenne ou para le droit français auquel l’association est soumise.

Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander une limitation des traitements de données à caractère personnel que nous opérons vous concernant lorsque vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel et ce pendant une durée permettant au responsable du traitement de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel.

Droit d’opposition au traitement

Le droit d’opposition peut s’exercer à tout moment au traitement que nous réalisons sur vos données dans les situations suivantes :

  • Lorsque les données sont traitées à des fins de prospection commerciale ;
  • Lorsque votre situation particulière justifie la fin du traitement ;
  • Lorsque le traitement de vos données est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par l’association ;
  • Lorsque le traitement de vos données est fondé sur le profilage ;

Dans ce cas, l’association ne traitera plus les données personnelles, à moins de démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Droit à la portabilité de vos données

Vous avez le droit de demander à l’association de vous transmettre les données personnelles qui vous concernent et que vous avez fournies.

Droit de définir le sort de vos données après le décès

Vous avez la possibilité de nous communiquer des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès.

Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) si vous considérez que le traitement de données à caractère personnel qui vous concerne constitue une violation du Règlement Européen sur la Protection des Données.

Contact : CNIL – 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07 – www.cnil.fr

VI – Responsable du traitement des données

Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (DPO) pour toutes informations ou pour exercer vos droits via ce formulaire ou par courrier signé et accompagné de la copie de votre carte d’identité à l’adresse suivante :

Association La Ronde des Bambins

9 boulevard Lyautey

14000 CAEN